计算机办公自动化在单位综合部门的运用

来源：SCI期刊网 分类：电子论文 时间：2022-04-15 09:28 热度：

摘 要：摘 要：随着我国全面步入信息社会，计算机办公自动化已经全面融入政府机关、企事业单位日常经营和管理活动中，特别是 OA 办公系统、内部文件流转和办理系统对提高综合部门工作效率发挥

　　摘 要：随着我国全面步入信息社会，计算机办公自动化已经全面融入政府机关、企事业单位日常经营和管理活动中，特别是 OA 办公系统、内部文件流转和办理系统对提高综合部门工作效率发挥了重大作用。该文首先对办公自动化的概念和特点进行了简要介绍，阐述了办公自动化在单位综合部门的具体应用，分析了办公自动化在单位综合部门推广应用的优势和意义，对当前主流 Python、SPSS、Office 等办公软件以及 OA 瓶体进行了技术探讨，最后分析了当前企事业单位综合部门计算机办公自动化工作存在的主要问题并有针对性提出了对策建议。希望能对进一步改善企事业单位综合部门办公自动化效率，强化组织内部管理提供一定参考。

　　关键词：办公自动化;综合部门;运用

　　0 引言

　　随着信息技术的全面发展进步，计算机办公自动化已经获得广大企事业单位的全面认可，越来越多的企事业单位高度依赖办公自动化系统，依托办公 OA 系统可大幅提升数据信息传递、内部文件流传、领导会签等工作效率，强化组织内部管理。但计算机办公自动化系统与本单位、本企业的契合是需要一个逐步适应发展的过程，并非一蹴而就，其建设、调试和具体运用这还或多或少的存在一些矛盾和问题，有待单位内部消化和解决。因此，本文选取计算机办公自动化在单位综合部门的运用视角进行专题研究，具有积极意义。

　　1 办公自动化的概念和特征

　　1.1 办公自动化的概念

　　办公自动化是以计算机、互联网、信息技术、自动化等基础技术为支撑，以各类 OA 平台、办公软件为平台进行的各类行政管理活动，目的运用现代科学技术，提高信息资源共享和流动效率，提高管理和工作效率，提升辅助决策能力。OA 系统是办公自动化的核心，主要由系统平台、规章制度、整体环境、信息共享等元素组成。

　　1.2 办公自动化的优势和特点

　　办公自动化是依托计算机、互联网、大数据、自动化等现代技术而构建的完整系统，具有系统性、智能性、高效性、稳定性等特点。首先，基于 OA 系统的办公自动化系统是一个相对完善闭合系统，包括文件信息的流转、各种事项审批、命令的传达、线上会议、安排部署、工作落实、制度保障等完整链条，缺一不可。其次，办公自动化具有智能性。现代 OA 系统，集成了视频、音频、图像、文字、人工智能、交互等多媒体功能，可实现全套无纸化办公、线上视频会议、电子审批、电子文档、电子签章等多项功能，涵盖行政管理、客户管理、流程管理、人事管理、财务管理等诸多方面。第三，办公自动化具有高效性。对于互联网和信息技术的办公自动化系统，压缩了工作流程、改善了工作环节，不受时间、地点、环境限制，随时随地都可以沟通交流。最后，依托 OA 的办公自动化系统，组织的各类信息和数据，都可以实现本地、网络云等多种形式备份，更加安全可靠，克服了传统纸质文件档案丢失、损坏等风险。

　　2 办公自动化在单位综合部门的具体应用

　　单位综合部门一般指单位办公室，包括上传下达、文件材料起草、领导保障、车辆办公物品等等。办公自动化在单位组织办公室的应用是非常广泛的，主要包括以下几个方面：

　　2.1 文件处理

　　各类文件材料的起草是综合部最重要的基础性工作，包括各类通知、请示、汇报、总结、方案、计划等等，依托办公自动化平台和相关软件，可以实现全程线上起草、编辑、修改、审核、校准和定稿，大幅增加文稿起草的效率。同时，综合部门每天也会接受发放大量文件材料，及时复印、扫描、进行电子存储和管理，可大大方便文件使用、检索、使用和归档，提升文件和档案管理工作效率。

　　2.2 上传下达

　　上传下达是单位综合部门重要工作之一，是负责联系上下级之间、部门和总部之间的桥梁和纽带。传统的下级工作请示、汇报以及上级的安排部署、命令下达，主要依靠面对面或电话沟通，受客观条件制约较大。而依托办公自动化系统，压缩了工作环节，精简了工作流程，沟通交流效率大幅提升，节约了宝贵时间，提高了管理效率。

　　2.3 决策辅助

　　综合部门是直接服务于单位领导的组织机构，也是辅助领导决策的 " 大脑 "，特别是领导秘书、笔杆子更是直接的 " 参谋助手 "。而借助办公自动化系统，配合大数据系统，可以更加广泛、科学地收集单位、企业的各种资料和数据，并形成分析报告，成为领导决策的重要依据之一。

　　2.4 协同办公

　　在现代企业和组织机构中，协同办公已经成为单位日常工作中重要沟通管理方式，办公自动化系统在企业内部搭建了一套无障碍、实时沟通的完整体系，包括多人在线 WORD、EXCEL 编辑，文件、数据共享平台，公文交换、电子印章等等，可大幅提升单位办公管理效率。

　　2.5 监督考核

　　运用办公自动化系统，可进一步提升单位监督考核效率，更多使用数据说话、使用成绩说话，提高工作效率，在监督方面，从侧重事后检查转向实时检查转变，可帮助企事业单位随时了解重点工作进度，确保快速推进。在考核方面，运用办公自动化系统，可推动考核评价从总体评价向定量分析转变。对单位和个人进行全面的分析和客观、公正、量化的考核，有效提高了绩效考核的科学性和全面性。

　　3 办公自动化的技术实现

　　办公自动化 OA 系统采取标准接口，WEB 与中间件技术，兼容性强，工作人员可以根据企业需要随时进行拓展和删减。同时拥有强大自定义功能，用户可以根据需求进行设计，通用性、实用性具备。另外，常见 OA 系统都拥有三层结构，即使用层、中间层和后台管理层，各阶层都有独立的安全机制，比如密码密钥、权限管理、生物认证等，相对而言，更加安全方便快捷[1] 。

　　4 综合部门办公自动化的应用技术讨论

　　4.1 利用 Python 提高办公自动化效率

　　Python 作为一种编程语言，在流式机制、批量运行、流程处理等方面拥有的独厚的优势，因此应用 Python 辅助 office 或各类财务软件办公，可大幅提升办公自动化效率，特别是可代替手工实现大量重复操作。在实际工作中，常见的 Python 应用技术包括批量生成、修改 excel 内容;批量发送电子邮件;pdf 转 excel 等各种格式的数据;批量文件重命名、自动执行、不同格式文件内容合并、格式统一、修改图片等等，不可枚举。因此，学会并应用 Python 语言，是单位综合部门办公人员必备的高阶技能。

　　4.2 WORD、EXCEL、PPT 实用技巧

　　WORD、EXCEL、PPT 是 office 三件套，也是我们日常最常用的办公软件，分别介绍一些实用技巧。WORD 是最基本的文字数字软件，对于一些批量文字格式排版，利用 WORD 自带「样式」功能，可自定义文档的字体、字号、段落、编号，实现快速排版、一键生成目录。另外，巧用查找替换也可以实现很多功能，比如批量添加、修改格式、隐藏、转图片等等。EXCEL 是数据处理的工具，功能强大。「Ctrl+E」智能填充，可以按照一定的规律批量填充数据，可实现提取数据、提取函数、合并数据、批量添加符号文字等功能。「筛选」是日常常用功能，但其中高级功能，可以完成结果复制、多列联动筛选、删除非重复数据、自定义复杂筛选等功能。PPT 是演示文稿软件，也有很多技巧提高效率。其中重复操作 F4 是很多人容易忽略的做法。排版是 PPT 重要内容，运用破格排版、叠压排版等方法则可以提升文稿美观程度，而应用 SMartArt 可以快速批量进行排版、图片转换、替换字体、导入删减能功能。另外在三款软件汇总，都有很多快捷键如「 Ctrl+*」、F* 等等，巧妙运用，可大幅提高效率。

　　4.3 ERP、SPSS、思维导图等软件在综合部门应用

　　ERP 软件最早主要应用于仓储和财务管理领域，后逐步扩大为企业自动化办公全流程，代表软件有 SAP、 ORACLE 等，但实际应用后在日常工作管理效率并不高，现主要应用于核心财务和业务管理领域。SPSS 是最常用的回归数据分析和统计软件，相比于 EXEL 功能更加强大，可实现统计运算、数据挖掘、预测分析等功能，可为综合部门形成参谋建议提高有力数据支撑，但软件入门较难[2] 。思维导图是近年来兴起的工作模式和方法，代表软件有 Xmind、Mimdmaster 等，思维导图是更好展示一项工作内涵条例、形成完成知识树结构的必要方法，目前应用越来越广泛。

　　5 单位综合部门应用办公自动化管理存在的主要问题和解决途径

　　5.1 存在问题

　　5.1.1 办公自动化管理制度不够完善，环节衔接不够流畅

　　实践表明，办公自动化系统不仅是对信息技术的创新，同时也是对传统办公模式与办公制度的改革与创新。目前，很多企事业单位铺设了办公自动化系统，但相关的管理制度和机制办法却没有及时跟上，对于全新的管理模式和办公方法，缺乏细化的标准和规定，没有配套的办公自动化系统操作规范，因此各项工作的标准化、规范化程度不高，综合部门与其他业务部门的对接和衔接也不够流畅，工作中还存在一些堵点和盲区，有待进一步梳理解决。

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　　5.1.2 信息安全管理有待加强，存在一定安全隐患

　　企业OA 系统面临计算机病毒、黑客等外部威胁以及内部泄密等风险挑战。目前，从整体情况来看，不少企事业单位对办公自动化系统安全管理不够重视，管理上还存在漏洞，相关防护措施和技术手段也不够健全，对于计算机等硬件设施的日常维护也不够，系统出现问题时缺乏应急处理能力，过于依赖第三方服务公司等。同时，由于技术原因以及黑客手段的升级，外部安全隐患也越来越大，重要信息、商业机密泄漏风险依然存在。另外，一些职工安全防范意识淡薄，邮箱密码过于简单，使用部门电话号码，防护习惯不好，不定期杀毒等等，都埋下了不少隐患。

　　5.2 解决途径

　　5.2.1 加强内部制度建设，强化监督考核

　　综合部门作为单位中枢机关，要牵头制定相关规章制度，完善各项办公自动化工作流程，优化工作衔接机制，明确系统使用规范、系统维护以及相关人员责任，确保各项工作有效开展。各单位可根据各自实际，探索建设信息办公自动化监督考核机制，规范制度执行和员工行为，提高工作标准化、规范化。另外，对于一个办公自动化尚未完全普及或融入程度不高的单位来说，推行办公自动化要有计划、有步骤分批开展，逐渐熟悉适应，或实行双轨制，逐步转变，达到最优效果，防止因步子太大而导致的矛盾冲突或组织系统失灵[3] 。

　　5.2.2 加强信息安全管理，堵塞风险漏洞

　　办公自动化是基于互联网、大数据和计算机软硬件基础上开展的办公活动，因此存在天然的风险和漏洞，而企业内部重视程度不足、技术力量的匮乏和员工习惯都会放大这一风险。因此，各企事业单位要进一步加强信息安全管理，一是加强安全管理，健全完善办公自动化安全措施，通过强化身份信息验证、密码授权、固定 IP、与职工签订保密协议等多种手段，全面加强系统管理和控制，堵塞管理漏洞，降低安全风险。二是加强技术保障，通过安装升级防火墙、安全路由器或者隔离设备、安装病毒查杀软件、增加数据容灾设备、记录网络安全日志等措施办法保障网络和设备安全。三是加强安全意识教育培训，通过召开专题会议，组织线上 + 线下培训等方式，强化职工网络安全意识，提升防范手段措施，将定期杀毒、重要文件备份等常用管理手段落实到具体工作中。——论文作者：王鑫

　　参考文献：

　　[1]办公室自动化、办公自动化与 OA[J].办公自动化,2021, 26(13):1-1.

　　[2]肖述.新形势下高校办公自动化系统的研究[J].无线互联科技,2021,18(9):56-57.

　　[3]于薇,吕媛,杨光,等.综合办公平台研究[C]//2019 年中国造船工程学会优秀学术论文集,2020:202-205.

文章名称：计算机办公自动化在单位综合部门的运用

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